أرشيف القسم الخارجي بالمؤسسات التربوية
حدد المشور الوزاري عدد 54 بتاريخ 16 جوان 2006 جملة الوثائق الخصوصية والسجلات الادارية التي هي من مشمولات القسم الخارجي وتحت مسؤولية القيم العام وبيّن مدة استبقائها بأرشيف المؤسسة للرجوع اليها كلما اقتضت الضرورة حفظا لحقوق المتعلمين ان كانوا يُباشرون دراستهم بالمؤسسة أو غادروها لسبب أو لآخر وهي كالتالي :
سجل الاقصاء من القسم ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ سنة دراسية جارية فقط
دفتر نسخ بطاقات الدخول والتأخير ــــــــــــــــــــــــــــــ سنة دراسية جارية فقط
سجل الشهائد الطبية ومبررات الغياب ــــــ مادام لا يزال صالحا ( تواتر السجلات بعد امتلائها)
دفاتر المناداة ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ 03 سنوات
دفتر تسليم شهائد الحضور ــــــــــــــــــــــــــــــ سنتان
كراس الحوادث المدرسية ــــــــــــــــــــــــــــــ ما دام صالحا ( تواتر السجلات بعد امتلائها)
التقارير اليومية للقسم الخارجي ــــــــــــــــــــــــ سنة دراسية جارية
كراس التنسيق بين القسمين الداخلي والخارجي ــــــ سنة دراسية جارية
سجل محاضر مجالس الأقسام ـــــــــــــــ مادامت المؤسسة على قيد النشاط
سجل محاضر مجالس التربية ــــــــــــ 12 سنة
احصائيات التلاميذ ــــــــــــــــــــــــــــــ06 سنوات ( احصاء 15 أكتوبر )
سجل محاضر الجلسات البيداغوجية ــــــــــــــــــــــــــــ12 سنة
كراس محاضر اللقاءات والاجتماعات بتلاميذ البكالوريا ـــــــــــــــ سنة دراسية جارية
كراس المعلقات الخاصة بالتلاميذ ــــــــــــــ سنة دراسية جارية
قائمة أسماء التلاميذ المعفيين من خلاص معلوم التسجيل ـــــــــ سنتان
المناشير والمذكرات المتعلقة بالحياة المدرسية ــــــــــــــ ما دامت سارية المفعول
سجل القيد العام للتلاميذ ــــــــــــــــــــــــ ما دامت المؤسسة على قيد النشاط ( حفظ دائم )
سجل قائمات التلاميذ حسب الفصول ــــــــــــــ سنتان
قائمات التلاميذ المعفيين من التربية البدنية ــــــــــــ سنتان
سجل التلاميذ المننقطعين والمغادرين نهائيا ـــــــــ 11 سنة
سجل غيابات التلاميذ ــــــــــــــــــــــــــ سنتان
سجل العقوبات ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ سنة بعد امتلائه
سجل المذاكرة التكميلية ــــــــــــــــــــــــ سنة دراسية جارية
الكراس الرسمي للنصوص ــــــــــــــــــــــــ سنتان
دفتر نسخ بطاقات الدخول والتأخير ــــــــــــــــــــــــــــــ سنة دراسية جارية فقط
سجل الشهائد الطبية ومبررات الغياب ــــــ مادام لا يزال صالحا ( تواتر السجلات بعد امتلائها)
دفاتر المناداة ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ 03 سنوات
دفتر تسليم شهائد الحضور ــــــــــــــــــــــــــــــ سنتان
كراس الحوادث المدرسية ــــــــــــــــــــــــــــــ ما دام صالحا ( تواتر السجلات بعد امتلائها)
التقارير اليومية للقسم الخارجي ــــــــــــــــــــــــ سنة دراسية جارية
كراس التنسيق بين القسمين الداخلي والخارجي ــــــ سنة دراسية جارية
سجل محاضر مجالس الأقسام ـــــــــــــــ مادامت المؤسسة على قيد النشاط
سجل محاضر مجالس التربية ــــــــــــ 12 سنة
احصائيات التلاميذ ــــــــــــــــــــــــــــــ06 سنوات ( احصاء 15 أكتوبر )
سجل محاضر الجلسات البيداغوجية ــــــــــــــــــــــــــــ12 سنة
كراس محاضر اللقاءات والاجتماعات بتلاميذ البكالوريا ـــــــــــــــ سنة دراسية جارية
كراس المعلقات الخاصة بالتلاميذ ــــــــــــــ سنة دراسية جارية
قائمة أسماء التلاميذ المعفيين من خلاص معلوم التسجيل ـــــــــ سنتان
المناشير والمذكرات المتعلقة بالحياة المدرسية ــــــــــــــ ما دامت سارية المفعول
سجل القيد العام للتلاميذ ــــــــــــــــــــــــ ما دامت المؤسسة على قيد النشاط ( حفظ دائم )
سجل قائمات التلاميذ حسب الفصول ــــــــــــــ سنتان
قائمات التلاميذ المعفيين من التربية البدنية ــــــــــــ سنتان
سجل التلاميذ المننقطعين والمغادرين نهائيا ـــــــــ 11 سنة
سجل غيابات التلاميذ ــــــــــــــــــــــــــ سنتان
سجل العقوبات ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ سنة بعد امتلائه
سجل المذاكرة التكميلية ــــــــــــــــــــــــ سنة دراسية جارية
الكراس الرسمي للنصوص ــــــــــــــــــــــــ سنتان
ملاحظات :
* على كل الزملاء والزميلات التقيد بهذه المدة المسجلة لحفظ الوثائق حتى تتمكنوا من الرجوع اليها لضرورة العمل والاستظهار بها عند عملية التفقد .
* على كل الزملاء والزميلات التقيد بهذه المدة المسجلة لحفظ الوثائق حتى تتمكنوا من الرجوع اليها لضرورة العمل والاستظهار بها عند عملية التفقد .
* ان المدة المسجلة أمام كل وثيقة لاستبقاء الوثائق الادارية والسجلات هي المدة الضرورية للحفظ بما فيها السنة الدراسية النشطة وبالنسبة لبعض السجلات التي تصل مدة استبقائها مدة طويلة فهي تُعتبر بمثابة الحفظ الدائم أما بقية الوثائق فيقع اتلافها بعد انتهاء المدة المحددة باستثناء ملفات التلاميذ التي يقع انتقاؤها بعد مرور 10 سنوات على حفظها وتتمثل عملية الانتقاء في اتلاف كل الوثائق الغير ضرورية والاحتفاظ بما هو هام ويُمكن الاستناد والرجوع اليه كلما اقتضت ضرورة العمل والله المستعان .
